Em que pese às informações contidas no prontuário médico sejam do paciente, em qualquer meio de armazenamento, sua propriedade física é da instituição onde o mesmo é assistido, quer seja uma unidade de saúde, quer seja um consultório particular, a quem cabe o dever da guarda de tais documentos.
Assim, ao paciente pertencem os dados ali contidos, os quais só podem ser divulgados com a sua autorização, ou a de seu responsável, ou por dever legal, ou, ainda, justa causa. Estes dados devem estar permanentemente disponíveis, de modo que, quando solicitados por ele ou seu representante legal, permitam o fornecimento de cópias autênticas das informações a ele pertinentes.
É norma legal os documentos médicos em suporte de papel serem arquivados por tempo não inferior a vinte anos, a partir da data do último registro de atendimento do paciente. Nos casos de hospitais-maternidade, os prontuários de parto serão arquivados por dezoito anos, conforme estabelecido no Estatuto da Criança e do Adolescente (artigo 10).
Por sua vez, laudos de exames complementares de imagem, por serem documentos integrantes de prontuários em papel, devem ser impressos também em formato de papel e arquivados juntamente com o prontuário, pelo mesmo período.
Findo o prazo legal, o original poderá ser substituído por outros métodos de registro que possam restaurar as informações nele contidas (Lei n.º 5.433/68; Resolução do CFM n.º 1.821/07; Parecer CFM n.º 23/89), isto é, arquivados eletronicamente em meio óptico, magnético ou microfilmado, para manutenção permanente.
Por outro lado, existe hoje um volume crescente de documentos armazenados pelos vários tipos de estabelecimentos de saúde. Além disso, os avanços da tecnologia da informação e de telecomunicações oferecem novos métodos de armazenamento e transmissão de dados.
Com o objetivo de modernizar os meios de manutenção dos registros médicos o CFM editou a Resolução 1.821/07, instituindo a partir daí a possibilidade de se manter prontuários médicos somente em meio eletrônico, ou digitalizar os de papel existentes.
Conforme dispõem os artigos 2º e 3º da citada Resolução, para eliminar o prontuário de papel, os sistemas informatizados para guarda e manuseio de prontuários de pacientes devem atender integralmente aos requisitos do “Nível de garantia de segurança 2 (NGS2)”, estabelecidos no Manual de Certificação para Sistemas de Registro Eletrônico em Saúde, elaborado, conforme convênio, pelo Conselho Federal de Medicina e Sociedade Brasileira de Informática em Saúde.
Ao atender o “Nível de garantia de segurança 1 (NGS1)”, o sistema informatizado já possui um bom nível de segurança, entretanto, a eliminação do papel só é possível com a utilização de certificado digital padrão ICP-Brasil (infra-estrutura de chaves públicas brasileira), segundo determinação da legislação em vigor sobre documento eletrônico no Brasil.
O padrão ICP-Brasil está autorizado até que o CFM institua em todo o território nacional o “CRM Digital”, a partir do que o médico passará a poder assinar digitalmente o prontuário a partir de sua carteira profissional.
Uma vez estando o prontuário digitalizado, ou sendo ele produzido em meio eletrônico desde sua origem, sua guarda deve ser permanente, como preconiza ainda o artigo 7º da mesma Resolução supracitada.
A validade jurídica dos documentos eletrônicos como prova é garantida conforme o disposto nos artigos 104, 212, 221, 225 e 421 do Código Civil e nos artigos 131, 154, 244, 332 e 383 do Código de Processo Civil.
Lei a Resoulação do CFM nº 1.821/07 na íntegra AQUI.
Rodrigo Machado Leal, advogado da Assessoria Jurídica do SIMESC